BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CHU VĂN AN   Số: 40/TB - CVA - GH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc   Hưng Yên, ngày 15  tháng 3  năm 2013

THÔNG BÁO

Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành Chính – Tổ chức & Quản trị

          Căn cứ Nghị quyết số 06/2013/NQ-CVA-HĐQT ngày 01/3/2013 của Hội đồng Quản trị Trường Đại học Chu Văn An;

            Xét Phiếu trình giải quyết công việc số 07/PT-HC ngày 12/3/2013 của Phòng Hành chính – Tổ chức & Quản trị về Đề nghị Ban Giám hiệu quản lý mảng Tổ chức cán bộ;

            Căn cứ Ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT tại Phiếu trình giải quyết công việc số 06/PT-BGH ngày 13/3/2013 của Phó Hiệu trưởng phụ trách trường;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

            Ban Giám hiệu Trường Đại học Chu Văn An trân trọng thông báo Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành chính – Tổ chức & Quản trị như sau:

1. Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp Ban Giám hiệu thực hiện quản lý về công tác hành chính – tổng hợp:văn thư lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường, tổ chức sự kiện…; Theo dõi và điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc trường theo chương trình, kế hoạch làm việc; Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua, khen thưởng kỷ luật của trường; Quản lý cơ sở vật chất của trường; Tổ chức và tham mưu thực hiện công tác pháp chế; Thực hiện chế độ chính sách; Xây dựng và ban hành văn bản; Thực hiện công tác chính trị nội bộ; Thực hiện phát triển các hoạt động dịch vụ của Nhà trường;

2. Nhiệm vụ:

2.1. Công tác hành chính – tổng hợp:

- Tiếp nhận, tổng hợp thông tin, giúp Ban Giám hiệu dự thảo các văn bản chỉ đạo và phương hướng nhiệm vụ hoạt động, thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất các công việc chung của nhà trường;

- Tổng hợp các chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; làm thư ký các cuộc họp giao ban của Ban giám hiệu và các cuộc họp cấp trường;

            - Giúp Ban Giám hiệu điều phối công tác giữa các đơn vị và Nhà trường. Tổ chức theo dõi, đôn đốc tiến độ, hoạt động của các đơn vị cũng như việc thực hiện Quy chế làm việc của trường;

- Chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất của lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo làm việc tại trường;

- Tiếp nhận, phân loại và quản lý các công văn gửi đi và đến Trường: thực hiện công tác lưu trữ, bảo mật theo quy định; 

- Quản lý con dấu theo quy định;

- Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do nhà trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định;

- Đặt và phân báo chí, các tập san, sách báo cho lãnh đạo nhà trường;

- Đảm bảo công tác thông tin – truyền thông: chịu trách nhiệm về mặt nội dung các thông tin về hoạt động chung của nhà trường đăng trên cổng thông tin nhà trường; Tổ chức các sự kiện của nhà trường;

- Thực hiện các công tác đối ngoại, đón tiếp khách của trường theo phân công của Hội đồng quản trị, Ban Giám hiệu;

- Giải quyết các thủ tục ký, xác nhận thông tin… của sinh viên, học sinh;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất (phòng ốc, loa đài, ánh sáng, băng cờ, khẩu hiệu...) cho các cuộc hội họp, lễ tiết, tuyển sinh…;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án gìn giữ trật tự an ninh, là đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội trong khuôn viên nhà trường;

- Phối hợp với Trạm Y tế thực hiện các công tác về Y tế, vệ sinh môi trường, phòng ngừa tệ nạn xã hội trong nhà trường;

- Giúp Nhà trường quản lý danh sách, hồ sơ cán bộ, giảng viên, lao động và tổ chức xác minh, thẩm tra khi có nghi vấn hoặc có hành vi cố ý làm sai trái chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật Nhà nước, chỉ thị, nghị quyết cấp trên và các qui định của Nhà trường.

- Giúp Nhà trường xác minh lý lịch, nhận xét, đánh giá cán bộ, giảng viên, nhân viên khi cần.

- Theo dõi, quản lý lao động của Nhà trường: chấm công, quản lý phép hàng năm.

- Quản lý hồ sơ lý lịch, sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, giảng viên, lao động. Bổ sung hồ sơ lý lịch của cán bộ, giảng viên, lao động theo định kỳ hàng năm. 

- Phối hợp với các đơn vị trong Trường, chính quyền địa phương và các cơ quan an ninh để làm tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

- Quy định cụ thể chế độ, chính sách đối với cán bộ, giảng viên, lao động trong Trường trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, của Ngành và tình hình thực tế của Nhà

trường. Phổ biến các Nghị định, văn bản liên quan đến chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức cho các đơn vị, cá nhân trong Trường.

- Giải quyết thủ tục liên quan đến chế độ, chính sách cho cán bộ, giảng viên, lao động trong Trường.

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng trong Nhà trường giúp Ban Giám hiệu xây dựng và ban hành, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các nội quy, quy chế, quy định và các văn bản chung của Nhà trường.

2.2. Công tác Quản trị

- Quản lý cơ sở vật chất (thiết bị, máy móc, điện, nước, điện thoại, vật tư...);

- Quản lý nhà khách;

- Quản trị mạng Internet của nhà trường;

- Quản lý Email nhà trường và phối hợp quản lý website nhà trường;

- Đảm bảo các điều kiện vật chất để phục vụ các hoạt động của nhà Trường;

- Quản lý và điều phối xe ô tô công vụ của nhà trường theo đúng pháp luật và đúng quy chế của nhà trường;

- Theo dõi, bảo trì, đảm bảo hoạt động thường xuyên của hệ thống điện, nước, thực hiện việc sửa chữa, tu chỉnh trang thiết bị chuyên dụng trong nhà trường;

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị của nhà trường;

- Phát triển các hoạt động dịch vụ trong trường: (trông giữ xe, quản lý sân bóng, quản lý căng – tin và các cửa hàng dịch vụ…) nhằm quản lý tập trung thống nhất và tăng cường các nguồn thu, từng bước tăng thu nhập cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và góp phần tái đầu tư phát triển trường.

Riêng mảng Tổ chức cán bộ do Ban Giám hiệu trực tiếp quản lý.

Ban Giám hiệu trân trọng thông báo để các đơn vị, cá nhân Nhà trường biết và thực hiện./.